做完的工程资料，怎样留给下一次报价使用
做过不少项目以后，电脑里的历史资料会越来越多。
公路养护、桥梁改造、危桥维修……文件夹按年份排好了，工程名称也还记得。可等到新项目需要参考价格时，往往还是要重新打开文件、找清单、看定额，再把需要的内容摘到 Excel。
资料确实保存了下来，但要再次使用，仍然需要花时间整理。
尤其是几个问题，经常会一起出现。
同一个工程有多个版本，哪一版可以采用？
两条记录都叫“混凝土施工”，规格、工作内容和单位是否一致？
以前摘出来的一个价格，来自哪个项目，当时包含哪些工作？
这些问题没有弄清楚，历史价格就很难成为可靠的参考。
先让人知道 数据进来了什么
这段时间，我在完善一款本机桌面工具——企业历史计价参考库，希望先把这些基础工作做清楚。
历史文件导入后，可以在数据总览查看文件、项目、清单、定额及工料机的数量，再进入历史资料库查看具体项目和来源版本。
这样，整理人员能够先确认资料是否进来了、进来了哪些内容，以及还有哪些地方需要核对。
对于已经导入的同一原件，工具会识别重复，避免反复入库。
把历史价格放到可以比较的条件下
找到同名记录，只是第一步。
真正比较之前，还需要核对规格、工作内容、原单位、计价阶段、地区、价格日期和税口径。
工具保留原名称和原始记录，同时允许维护企业标准分类。整理人员可以先生成分类草稿，再由复核人员确认，之后根据筛选条件查看历史价格及来源。
在一个完全虚构的演示案例中，五份文件对应四个项目，其中项目甲保留了两个版本。
我们先明确每个项目本次采用哪一版，再进行统计。这样，项目甲的两个版本就不会被直接当成两个独立项目，重复参与这次价格比较。
这个例子展示的是整理方法。演示中的价格不代表市场水平，也不能直接作为报价依据。
除了单价 还要留下当时的组价结构
有时，造价人员需要参考的内容还包括：这项清单下面用了哪些定额，定额又关联了哪些人工、材料和机械。
目前新增的关系树，可以按来源展示“章节—清单—定额—工料机”的关联，并查看原工程量、消耗及价格字段。
选中清单后，还可以整理为历史组合卡，补充适用规格、施工条件、包含工作、不包含工作和核对依据。
下一次查到这张卡片时，使用者能先了解它的来源和适用范围，再判断是否值得参考。
整理之后 要能形成工作成果
查询和分析结果可以导出 Excel，保留价格明细、统计条件、来源及复核说明。
同一项目的两个版本，也可以查看数量、价格及保存合价的变化，帮助人员解释差额来自哪里。
这些功能希望减轻的是反复找文件、重复摘抄和重新追溯来源的工作。具体能节省多少时间，需要结合企业自己的资料质量和任务进行实测。
当前版本主要用于历史计价资料整理、比较和结构复用。历史组合卡的“结构已复核”，也不表示完整综合单价已经自动重算，价格采用与费用计算仍需造价人员核对。
如果你也有一批积累多年的工程资料，可以先选几个熟悉的项目，小范围试导、对账，再判断怎样逐步整理成企业自己的参考资料。
欢迎留言交流：你现在查历史价格，最费时间的是找文件、统一口径，还是核对来源？
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